Als je een cloudmigratie in de planning hebt, maak je eerst een business case. Zo weet je van tevoren wat de migratie je financieel gaat opleveren en wanneer je de investering eruit hebt. In theorie dan. Want in de praktijk loopt het vaak nét iets anders. Misschien herken je dit scenario wel: de cloudmigratie zit erop en de eerste rekening van AWS of Azure ploft op de mat. De kosten vallen twee keer zo hoog uit als verwacht en je hebt werkelijk geen idee waarom. Deze “billshock” is een bekend verschijnsel, ook voor bedrijven die alles van tevoren goed doorgerekend hadden. Hoe kan het? En belangrijker: hoe breng je de onverwachte kosten omlaag? Dat lees je in dit artikel.
3 redenen waarom de rekening hoger uitvalt
Een billshock wil niet zeggen dat je een slechte business case hebt gemaakt. Het is veel waarschijnlijker dat je te maken hebt met kosten die je van tevoren niet hebt kunnen zien aankomen. Vaak zit het probleem in (één van) de onderstaande oorzaken:
- Halverwege de migratie zijn er duurdere beslissingen gemaakt. Voorbeeld: die ene server bleek niet in medium maar in een large formaat nodig te zijn.
- Het blijkt dat jullie stiekem meer gebruik maken van applicaties dan van tevoren ingeschat. Aangezien je met cloudapplicaties betaalt voor gebruik, kunnen die kosten hoog oplopen (zie hier voor de treffende visualisatie van dit probleem).
- Jullie hebben de cloudmigratie aangegrepen om achterstallig onderhoud weg te werken. Omdat jullie toch met de applicatie aan het werken waren, hebben jullie meteen maar een aantal nodige updates geïnstalleerd en upgrades doorgevoerd. Misschien hebben jullie er voor de zekerheid ook voor gekozen om systemen dubbel op te zetten.
“Er is niks confronterender dan de factuur van je cloudprovider”
Is een billshock reden voor paniek?
Ik kan me voorstellen dat een billshock voor onrust zorgt. Je eerste cloudrekening voelt immers als een voorbode voor alle toekomstige rekeningen en dat bedrag ligt te hoog. Gelukkig zijn er genoeg manieren om het tij te keren. Sterker nog: een billshock is de ideale prikkel om in actie te komen! Er is immers niks confronterender dan de factuur van je cloudprovider. Doordat je van on premises bent overgestapt naar Cloud, wordt (pijnlijk) duidelijk dat jullie meer uitgeven dan de bedoeling is. Je wordt immers afgerekend op het aantal transacties per maand. Vroeger keek niemand naar dit gebruik om en werd opslag ruim ingekocht voor de zekerheid. In de Cloud heb je de kans om alleen te betalen voor transacties die jullie écht nodig hebben.
Ontwikkel een tagging strategie om uitgaven te traceren
Als je kosten wilt besparen in de Cloud, moet je inzicht krijgen in het verbruik per applicatie of team. Hier ontbreekt het veel net-gemigreerde bedrijven nog aan. Vaak zijn zij nog traditioneel begroot, waardoor het lijkt alsof alle IT-gerelateerde kosten door de IT-afdeling gemaakt worden. Maar in een bedrijf dat in de Cloud draait, wordt pas duidelijk dat alle afdelingen IT-gerelateerde kosten maken! Zo gebruikt Marketing & Sales automation software en heeft Finance ook allerlei applicaties draaien. Je ontdekt dit gebruik per afdeling door een tagging strategie te ontwikkelen. Dit werkt zo: je plaatst etiketjes (“tags”) op het cloudplatform die volgen waar het dataverbruik naartoe gaat. Wacht een maand en kijk daarna wat het verbruik is per team en per applicatie. Waardevolle informatie! Deze tags gebruik je vervolgens niet alleen voor het toewijzen van de kosten maar ook voor het automatiseren van het cloudplatform of het uitvoeren van je beveiligingsbeleid. Zo snijdt het mes aan wel drie kanten tegelijk.
Aan de slag met databesparing
Zodra je de verbruikers hebt opgespoord, is het tijd om maatregelen te nemen (en hen te laten betalen 😉). Dreig niet meteen met sancties, maar leid je collega’s op in “verstandig cloudgebruik”. Maak hierbij gebruik van onderstaande tips:
- Laat het CCoE (Cloud Centre of Expertise)* de metadata van het cloudplatform analyseren. Op basis van die informatie kan je uitzetten wat uit kan en kleiner maken wat kleiner kan (bijvoorbeeld door van een large terug te gaan naar een medium). Dit noemen we “right-sizing”.
- Laat jullie Cloud Analist de DevOps teams adviseren over hun cloudgebruik. Hij of zij kent de budgetstructuren van de organisatie en is ook (bij)geschoold in Cloud. Samen met het team kijkt de Cloud Analist waar er gekort kan worden op verbruik.
- Geef teams ook real-time inzicht in hun verbruik via gepersonaliseerde dashboards (dit noemen we “showback”). Hierdoor gaan zij zelf de financiële verantwoordelijkheid dragen over hun acties.
- Stel budgetalarmen in, zodat je tijdig kunt ingrijpen als het dataverbruik uit de hand loopt.
*Meer weten over zo’n CCoE? Download de quick guide onderaan deze pagina!
Tweak & tune!
Als je bovenstaande stappen hebt doorlopen, zal je zien dat de factuur van je cloudprovider gaat dalen. Stop echter niet met optimaliseren! Cloud wordt pas echt goedkoop als je slimmigheidjes gaat inzetten en alles uit het platform haalt wat erin zit. Zo leer je na verloop van tijd wanneer je bepaalde servers kunt afschalen of uitzetten, en dat het goedkoper is om het beheer van bepaalde infrastructuur-services over te laten aan je cloudprovider (als managed service). Of dat je systemen die je altijd nodig hebt beter kunt ‘reserveren’ en zo weliswaar wat flexibiliteit inlevert maar weer kosten bespaart. Door op deze manier te blijven tweaken en tunen, profiteer je van alle lusten van Cloud terwijl je de kosten blijft terugdringen.
Start je eigen Cloud Centre of Expertise
Hierboven hadden we het al even over de belangrijke rol van het CCoE (Cloud Centre of Expertise). Dit is een intern team dat wordt opgeleid in Cloud en deze kennis systematisch over de organisatie verspreidt. De eerdergenoemde Cloud Analist maakt deel uit van dit team, samen met o.a. een Cloud Security Specialist, een Cloud Architect en een Cloud Consultant. Onmisbaar als je teams zelfstandig aan het werk wilt zetten met cloudapplicaties!
Download onze quick guide hieronder, waarin je leest hoe je een CCoE opzet voor jouw eigen organisatie.
