Our expert opinion on cloud.

Hoeveel tijd kost de opzet van een Cloud Center of Expertise?

Geschreven door Bart M. Veldhuis op 25-nov-2021 10:00:00
Volg mij op:

pexels-jeshootscom-714701Overgaan op Cloud is goed te doen. Lastiger is het om cloudtechnologie zó in te zetten dat je als organisatie sneller, innovatiever en kosten-efficiënter gaat werken. Dit lukt alleen als je balans brengt in innovatie aan de ene kant en risicobeperking (security, kosten en compliance) aan de andere kant. Daarom begint het echte werk pas ná de cloudmigratie, met Cloud Governance. Om deze fase zo succesvol mogelijk te laten verlopen, adviseren wij onze klanten om een intern cloudteam samen te stellen dat de innovatiekar gaat trekken. Hoe je dat doet (en waarom dat tijd kost), lees je in dit artikel.

 

Het belang van Cloud Governance

Als je een beetje bekend bent met onze artikelen, weet je dat we veel schrijven over Cloud Governance. We hebben het dan over de inrichting van de dagelijkse besturing van het concern op zó’n manier dat we de lange termijn doelstellingen realiseren. Met andere woorden: we halen niet alleen state-of-the-art technologie in huis, maar maken het ook beheersbaar.

Sla je Cloud Governance over en ga je gewoon aan de slag? Dan is de kans 100% dat je dat later gaat voelen. Je voldoet bijvoorbeeld niet aan wet- en regelgeving omdat je geen compliance checks hebt ingebouwd. Of je krijgt te maken met de welbekende billshock. Er valt dan maandelijks een rekening op de mat met een torenhoog bedrag, terwijl je nog weinig tot geen cloudapplicaties live hebt staan. En misschien wel het belangrijkste argument: als je geen tijd steekt in het aanleren van een nieuwe werkwijze, dan profiteer je ook niet van alle voordelen die cloudtechnologie te bieden heeft.

Een mooi voorbeeld: ik werd recent gebeld door één van onze klanten waar we een aantal jaar geleden een cloudstrategie voor hebben geschreven. Ze hadden nu twee mooie landing zones op zowel Amazon als Azure maar nauwelijks tractie bij de business. De inrichting van Cloud Governance wilde ze eerst helemaal zelf doen, maar nu kwamen ze daar toch op terug. Ze ervoeren van Cloud wel de lasten maar niet de lusten.  

 

Het Cloud Center of Expertise

Cloud Governance is dus noodzakelijk om een digitale transformatie te laten slagen. Maar als je de Cloud Governance-bal omhoog gooit, gaat niemand in je organisatie ‘m opvangen. Cloudtechnologie is immers nieuw, waardoor je nog geen specialisten in huis hebt die weten hoe je omgaat met een cloudgedreven organisatie. Je zal dus een team moeten aanstellen dat het voortouw neemt en kennis verspreidt over de verschillende teams en afdelingen. Wij noemen dit het Cloud Center of Expertise (CCoE)*. Hierin zitten o.a. een Cloud Security Specialist, een Cloud Architect en een Cloud Consultant. Zij richten de essentiële processen in en ondersteunen de business bij het optimaal gebruik van die mooie technologie. Ook verdiepen ze zich in de cloudmaterie, overleggen ze met sleutelfiguren zoals de CIO en CFO, én nemen de rest van de organisatie mee in de digitale transformatie.

*Meer weten over zo’n CCoE? Download de quick guide onderaan deze pagina!

CCoE blauwdruk

Voordat een organisatie besluit om daadwerkelijk een CCoE op te richten, moeten er op directieniveau een aantal vragen worden beantwoord. Bij Weolcan bereiden we de besluitvorming voor door eerst een blauwdruk van het CCoE te maken. In deze blauwdruk geven we antwoord op de volgende vragen:

  • Welke rollen moeten er in het CCoE?
  • Hoe zien de functieprofielen van die rollen eruit?
  • Waar gaan we de mensen vandaan halen?
  • Waar in de organisatie komt het team te “hangen”?
  • Hoeveel mensen moeten er in dat team? (Dit varieert van 6 tot 40!)
  • En vooral: hoeveel tijd gaat het kosten?

Vooral het antwoord op de laatste vraag komt voor veel organisaties als een schok. Waar veel mensen denken zo’n 30 manmaanden kwijt te zijn voor de opzet van een CCoE, ligt dit in werkelijkheid namelijk tussen de 80 en 120 manmaanden. Dat is flink! Maar ook logisch. Er moet behoorlijk wat gebeuren voordat je een gespecialiseerd (multidisciplinair) team hebt opgeleid en geïnstalleerd.

“Hoe kom ik aan 100 manmaanden?”

100 manmaanden is veel, maar de tijdsinvestering is niet onmogelijk. Zo hóeft niet alles nu.

Je kan de bult werk verspreiden, simpelweg door er langer over te doen. Belangrijk is dan wel dat je met de juiste zaken begint. Security, Compliance en kennisoverdracht zijn bijvoorbeeld zaken die je niet wilt uitstellen. Andere elementen uit de CCoE-catalogus kun je later oppakken. Denk aan het opbouwen van je service catalogus, continue optimalisatie en de cultuuromslag. Allemaal belangrijk, maar met minder haast. Door prioriteiten te stellen, kan je een planning maken, een werklastberekening maken en uiteindelijk ook het benodigde budget vaststellen. Die werklastberekening kan je aan experts overlaten, maar je kan het ook zelf doen door in T-shirtmaten te denken: is een klus “small”, “medium” of “large”?

Besluitvorming

Als de blauwdruk eenmaal is ontwikkeld, kan je echt beginnen. Dit is het stadium waarin je definitief bepaalt welke structuur het CCoE krijgt. Denk aan hiërarchisch, matrix, virtueel, enzovoorts. Ook wordt de (nieuwe) leider van het team bepaald en eventueel vrijgespeeld van ander werk. Vervolgens wordt het team opgericht, kunnen budgetcodes worden aangevraagd, vacatures geopend en SharePoint Sites ingericht.

Kennisoverdracht

Om je digitaliseringsdoelen te halen, moet kennisoverdracht je prioriteit worden. Dit doe je het snelst met externe cloud consultants. Zij hebben de ervaring en expertise om jullie CCoE in korte tijd op te leiden en brengen ervaring mee (en kant-en-klare bouwblokken) die inrichting van processen makkelijker maken. Belangrijk hierbij is dat je het denkwerk niet uit handen geeft. Als de consultants weer gaan, wil je dat in ieder geval het CCoE zelfstandig aan de slag kan en het voortouw neemt in de verdere digitale transformatie. Niet voor niets werken onze consultants altijd volgens het principe “voordoen- meedoen- zelf doen”.

We hebben in de praktijk geleerd dat dit buddy-systeem een zeer effectieve manier is om kennis over te dragen. Ieder CCoE lid krijgt een buddy: een match met een externe consultant. Dit kan een Cloud Architect of Product Owner zijn, die een koffer vol ervaring meeneemt en het CCoE-lid adviseert en tegelijkertijd opleidt in zijn of haar expertise. Hiermee zorg je ervoor dat kennis binnenboord blijft en dat de CCoE-leden hun kennis op den duur gaan overdragen op collega’s. Dat resulteert in een organisatie waarin teams cloud-driven werken en optimaal gebruik wordt gemaakt van cloudtechnologie. Zo groeit de organisatie langzaam in volwassenheidsniveau en dan de investering in het CCoE opeens heel logisch.

Start nu jouw eigen Cloud Center of Expertise

Wil je meer weten over de rollen, verantwoordelijkheden en taken van de CCoE-leden en wil je jullie eigen CCoE opzetten? Start met onderstaande Quick Guide!

Download de Quick Guide! >>

Onderwerpen: Cloud Governance, Cloud Centre of Expertise