Our expert opinion on cloud.

Het waarom en hoe van de financiële analyse (business case) bij een cloudstrategie

Posted by Bart M. Veldhuis on 5-jul-2018 13:31:31
Find me on:

Wat kost een applicatie in mijn datacenter nu, en wat zijn de financiële consequenties van de gang naar de cloud? Geen hele ingewikkelde vraag, en zeker voor een organisatie met een cloudstrategie zou deze zo beantwoord moeten kunnen worden. Om deze reden maakt de financiële analyse, ook wel de business case, een belangrijk onderdeel uit van de cloudstrategie. Maar hoe gedetailleerd moet je precies analyseren en wat ga je vervolgens met al dat inzicht doen?

cloud financial analysis - user storyHet doel van de financiële analyse is om inzichtelijk te maken wat de financiële gevolgen van de verschillende cloudbewegingen zijn. Oftewel wat gebeurt er als ik deze applicatie oppak en naar de cloud breng. Iedere organisatie heeft zo zijn eigen drijfveren om het applicatielandschap naar de cloud te brengen waarbij het krijgen van grip op de kosten en het optimaliseren van de uitgave een belangrijke drijfveer is (hetzij ietwat kortzichtig). Om een organisatie in staat te stellen per applicatie de optimale landingsplaats te selecteren is het nodig ook de business case mee te nemen in de overwegingen en daarvoor is inzicht nodig in de huidige gebruikskosten per applicatie.

Voor dit inzicht in de gebruikskosten is een financieel model nodig waarmee verschillende ‘views’ van de kosten gemaakt kunnen worden. Zo wil je een 'dwarsdoorsnede' kunnen maken van alle kosten die geassocieerd zijn met één applicatie of een doorsnede van de kosten die gemaakt worden voor één type platform (bijvoorbeeld: wat kost het onderhouden van de Linux servers in ons eigen datacenter).

Hoe diep je moet analyseren hangt af van de toepassing. Over het algemeen geldt dat hoe gedetailleerder het model gevoed wordt met (betrouwbare) informatie hoe granulairder je kunt onderzoeken en verschillende scenario's te analyseren zijn. Soms is het lastig om verbanden te leggen tussen al deze bronnen met informatie; dat vraagt dan om vertaling, interpretatie en validatie van aannames.

cloud financial analysis - business case model
Figuur: opbouw van het model in stappen.
 
Voorbeelden van bronnen voor de financiële analyse:
  • Om de kosten van een server in het datacenter te kunnen vergelijken met die van de cloud heb je niet alleen alle investeringen en onderhoudskosten van het datacenter nodig maar moet je ook weten welke netto capaciteit dit oplevert.
  • Om te bepalen wat een applicatie kost moet je oa. weten welke infrastructuur footprint zo'n applicatie heeft (hoeveel servers, storage, memory, licenties, enz. gebruikt die applicatie).
  • Om de kosten van software ontwikkeling nauwkeurig te kunnen toewijzen moet je weten hoeveel uren een ontwikkelaar aan welke applicatie besteedt.

Gelukkig is het niet perse nodig om per server te gaan tellen hoeveel harddisken erin zitten of medewerkers vragen te turven hoeveel uren er aan het beheer van een bepaalde applicatie worden besteed. Het is in veel gevallen voldoende om te werken met standaardeenheden zoals een gemiddelde capaciteit van een server, ook is er heel veel benchmarkdata beschikbaar; informatie over hoe de kosten eruit zien bij vergelijkbare organisaties. Die benchmarkdata kun je dan gebruiken om de ontbrekende data aan te vullen.

Hoe bouw je het financiële model op?

Zoals gezegd is het vereiste detailniveau afhankelijk van het doel van de analyse. Voor sommige, infrastructuur georiënteerde, organisaties is het noodzakelijk om de huidige kosten van de infrastructuur tot op het niveau van de storage en memory uit te diepen. Pas daarna kun je appels met appels vergelijken in de verschillende cloud modellen. Als de strategie voornamelijk afname van SaaS applicaties betreft dan is dit detailniveau overdreven; daarentegen zul je dan misschien juist weer meer aandacht willen besteden aan de kosten van bijv. technisch applicatie beheer en software ontwikkeling.

Om de boel overzichtelijk te houden is het verstandig de kosten te consolideren tot een aantal lagen en alleen verder in te zoomen als dat nodig is.

 

cloud financial analysis - what are the costs of an application

Ter inspiratie een aantal lagen waarop je de informatie wilt kunnen consolideren.

  1. Infrastructuur (incl. beheer)
  2. software (aanschaf licenties en onderhoud)
  3. applicatie-, middleware en databasebeheer (zowel technisch als functioneel beheer)
  4. software ontwikkeling (maatwerk, uitbreidingen, onderhoud, enz)

Op deze lagen aggregeer je de informatie uit het detailniveau eronder; zo kunnen je onderscheid maken tussen bijvoorbeeld het linux en het Oracle platform of tussen high-performance storage en archief storage.

Hoe bouw je de business case op?

cloud financial analysis - sample overall business case

Om vervolgens deze analyse verder uit te werken tot een businesscase moet er een niveau bijkomen; de investeringen (transitie kosten), de nieuwe operationele kosten en de verwachte opbrengsten. Dus: hoeveel moet ik investeren in de transitie en hoe is mijn kostenniveau na de transitie. Pas dan zie je of een cloudmigratie financieel interessant is op de korte en langere termijn. Daarnaast staan er in de cloudstrategie misschien doelstellingen die niet meteen te kwantificeren zijn maar wel een grote drijfveer zijn voor de transitie. Hiervoor kun je dan gebruik maken van gewichten in je financieel model.

Voor IaaS en PaaS zijn de nieuwe kosten redelijk eenvoudig te berekenen met behulp van de online calculators zoals bijvoorbeeld AWS en Azure die aanbieden. De transitiekosten (kosten van de migratie) zijn een stuk lastiger te berekenen maar daarvan ligt de bandbreedte tussen de 2.000 en 3.500 per te migreren server.

Voorkom 'Analysis Paralysis'

Hou bij het analyseren echter wel steeds in het oog wat het doel is van de analyse; het is zeer verleidelijk om steeds dieper te analyseren maar dit is niet altijd zinvol. Voorkom de situatie waarbij de analyse tot stilstand leidt.

Topics: financial analysis, business case