Decentralisatie van IT is duur. Als business units van een organisatie zelfstandig aan de slag gaan met IT, wordt het wiel steeds opnieuw uitgevonden en gaat veel tijd en geld verloren. Daarom brachten grote organisaties hun IT-activiteiten meestal samen in één IT shared service center. Vanuit dit “IT-hoofdkantoor” kwam alles samen: administratie, compliance, security en integratie. Maar toen kwamen de cloudapplicaties. Massaal gingen de business units ermee aan de slag- zelfstandig. Want wist dat logge shared service center nou helemaal van het moderne Cloud? Dag centralisatie, hallo extra kosten. Hoe kunnen organisaties de regie over cloudapplicaties centraliseren? Dat lees je in dit artikel.
Wildgroei van cloudapplicaties en nieuwe silo’s
De vooroordelen van business units over het trage IT shared service center zijn te begrijpen. Als business unit kan je snel moderniseren, omdat je geen hele organisatie achter je aan hoeft te slepen. Wil de afdeling een nieuwe applicatie in gebruik nemen? Dan kunnen ze dat vaak gewoon doen, zonder de gehele operatie overhoop te gooien. Dit geldt zeker voor cloudapplicaties, die makkelijk in gebruik zijn voor niet-technische medewerkers. Zo ontstaat er een wildgroei aan cloudapplicaties die geen enkele samenhang hebben. Hierdoor ontstaan ook de gevreesde datasilo’s, waardoor niet iedereen toegang heeft tot de benodigde informatie. Ook regie ontbreekt, net als overzicht. Dit gebrek aan samenwerking is niet efficiënt, en dus duur.
… Er moeten dus integraties gelegd worden. En dat is een klus voor het IT shared service center!
IT shared service centers maken moderniseringsslag
Het probleem zit ‘m niet zozeer in de “eigenwijze” business units (wel een beetje natuurlijk 😉) maar in het feit dat IT shared service centers een moderniseringsslag moeten maken. Gelukkig gebeurt dat massaal. IT-operations teams worden hybride ingericht zodat ze de on-premises dienstverlening kunnen voortzetten maar ook de verschillende clouddiensten ondersteunen. Maar daarmee heb je de regie nog niet terug. Zodra de business van de vrijheid geproefd heeft, is het namelijk lastig om die weer terug te pakken.
Toch is dat wél wat je wilt. Regie over het applicatielandschap betekent namelijk ook voordelen voor de business. Als cloud-driven organisatie kan je immers een einde maken aan de applicatie-chaos en de muren weghalen tussen de verschillende business units. En dan komen de voordelen: een goed beveiligd applicatielandschap met zo min mogelijk overlap, single sign on voor alle gebruikers, applicaties die voldoen aan wet- en regelgeving en misschien wel het allerbelangrijkste: cloudapplicaties die goed geïntegreerd zijn in het landschap. Dus weg met die losse silo’s, maar data dáár waar het nodig is.
Van IT shared service center naar Cloud Integrator
Maar dan het slechte nieuws: de cloudmigratie van je IT shared service center an sich is niet genoeg. Wie on premises chaos omzet in cloud-chaos, heeft immers nog steeds chaos. Als je orde wilt scheppen en gebruik wilt maken van de voordelen van Cloud, heb je een solide cloudstrategie nodig én moet je ervoor zorgen dat alle afdelingen Cloud op de juiste manier inzetten (dit noemen we Cloud Governance). Het succes van een cloudmigratie wordt dus niet zozeer bepaald door techniek, maar door kennis (en dus door mensen). Dit is de reden dat veel IT-afdelingen momenteel druk bezig zijn om ‘cloud-expertisecentra’ in te richten. Hiermee krijgen zij de rol van Cloud Integrator en kunnen ze de vraag vanuit de business weer kanaliseren richting corporate IT.
Werkzaamheden van de Cloud Integrator
De transformatie van je IT shared service center vraagt duidelijk om een strategische aanpak. Zo moeten mensen nieuwe vaardigheden en manieren van werken onder de knie krijgen en moet er een cultuurverandering plaatsvinden. Als Cloud Integrator kan het IT shared service hierbij helpen. Dit doen zij bijvoorbeeld door:
- De selectie van leveranciers. Door clouddiensten van meerdere cloud service providers af stemmen, voorkom je wildgroei in het applicatielandschap
- Het verzorgen van data- en applicatie integratie zodat de cloud services echt tot hun recht komen
- Het regelen identity & access management zodat iedere applicatie kan werken met de Single-Sign-On
- Het begeleiden van het inkoopproces en budgetten onder controle houden
- Het inzicht bieden in de kosten voor de verschillende cloudomgevingen
Richt een team van experts op
Regie voeren op Cloud lukt als shared service center alleen als er genoeg kennis in de organisatie aanwezig is. Veel afdelingen moeten hiervoor even een “bult met werk” over, waarna ze over de juiste handvatten beschikken. Daarom raden wij onze klanten altijd aan om een overkoepelend team samen te stellen dat ervoor zorgt dat deze expertise per afdeling aanwezig is. Dit hoeft niet allemaal in één keer te gebeuren. Het team, dat wij een Cloud Centre of Expertise (CCoE) noemen, maakt een blauwdruk zodat de veranderingen stap voor stap kunnen worden doorgevoerd.
Wil je weten hoe je zo’n Cloud Centre of Expertise samenstelt binnen jouw eigen organisatie? Download de gratis quick guide!
