Als kartrekker van de cloudmigratie kan je veel zelf doen. Overleggen met interne stakeholders, informeren bij cloudleveranciers en je cloudstrategie in grote lijnen op papier zetten: daar ga je uitkomen. Maar vroeg of laat komt er een moment dat je externe consultants nodig hebt. Niet omdat je zelf geen capabele mensen in dienst hebt, maar omdat een cloudmigratie om specialistische kennis vraagt die je meestal niet in huis hebt. Tenminste, nóg niet. Door tijdelijk extra kennis in huis te halen, zorg je namelijk voor een vlotte overstap naar Cloud én een kennisinjectie voor jou en je collega’s. Dit lukt echter alleen als je de komst van Cloud consultants goed voorbereidt. In dit artikel de tips!
Stap 1. Bepaal de vraag
Externe Cloud consultants lopen als het goed is al een tijdje mee. Ze weten waar een cloudstrategie aan moet voldoen en kunnen je helpen om je plannen vorm te geven. Toch raad ik je aan om vóór de komst van externen al na te denken over je cloudstrategie. Door wat voorwerk te doen, kunnen de consultants aan de slag met een concrete vraag. Dat scheelt tijd en dus geld! Formuleer daarom alvast het antwoord op onderstaande vragen:
- Wat is de reden dat jullie naar de Cloud willen? Lopen de contracten met je datacenters af? Biedt de Cloud tools die je nodig hebt voor een innovatie rondom bijvoorbeeld IoT? Wil je kosten besparen?
- Aan welke criteria moet de cloudstrategie voldoen? Denk aan een minimale besparing of aan bepaalde nieuwe mogelijkheden.
- Welke obstakels zie je? Denk aan interne weerstand of een gebrek aan kennis.
- Hoe past de cloudvraag in de andere plannen van de organisatie? Lopen er andere grootschalige programma’s? En wat is de invloed van deze programma’s op de inhoud van de cloudstrategie?
Stap 2. Vind sponsoren
Als kartrekker van de digitale transformatie heb jij een belangrijke rol in de digitale transformatie. Maar je kan het niet alleen! Je hebt steun nodig van collega’s, zeker van midden- en toplevel bestuurders die een rol hebben in de transformatie. Zo wil je dat de CIO on board is om de digitale transformatie organisatie-breed door te voeren. De CFO heb je nodig om voldoende budget vrij te maken en je wilt dat de CTO meekijkt vanuit technisch oogpunt. Bovendien heb je ook iemand van de business nodig. Als iemand de impact van Cloud gaat voelen, is het immers op de vloer! Al deze stakeholders zet je samen in een team, het zogeheten Cloud Business Office. Hierdoor kan je de stakeholders snel bereiken en informeren. Hoe gaat het met de transformatie? En hoe staat het met de kosten? Ook heb je de Cloud Business Office nodig om prioriteiten te stellen. De stakeholders weten immers wat er gebeurt op de verschillende afdelingen en waar de ruimte zit.
Stap 3. Kijk vast naar de geldzaken
Hoewel een cloudmigratie op de lange termijn tot een kostenbesparing kan leiden, is het op de korte termijn een investering. Om niet voor verrassingen te komen staan, kan je alvast twee dingen doen:
- Offertes opvragen bij cloudleveranciers (en onderhandelen over de prijs)
- Budget regelen bij de CFO
Externe Cloud consultants gaan je zeker helpen bij het uitwerken van je plannen, waardoor je een beter zicht krijgt op de toekomstige kosten. Maar als je alvast wat financieel voorwerk doet, zoals het opvragen van die offertes, geef je de samenwerking met externe een vliegende start. Heel veel informatie heb je dan immers boven tafel!
Stap 4. Stoom een intern team klaar- en maak tijd vrij
Externe Cloud consultants komen met twee uitdagingen:
- Ze moeten uitgebreid worden gebriefd en begeleid
- Ze gaan op den duur weer weg
Om beide redenen raad ik je aan om de komst van externe consultants goed voor te bereiden. Richt een intern team op dat ervoor zorgt dat de externe consultants zo snel mogelijk up and running zijn. Verzamel samen bijvoorbeeld alvast documentatie over bestaande processen en het huidige applicatielandschap. Dezelfde leden moeten daarnaast bij de consultants “in de leer”, zodat zij de meegebrachte kennis binnenboord houden en de organisatie later op sleeptouw kunnen nemen. Bij elkaar opgeteld vraagt dit om een flinke tijdsinvestering van jou en je collega’s: ieder uur dat een externe consultant voor jullie aan het werk is, moet je rekenen op één intern man- of vrouwuur. Dat klinkt veel, zeker als je externe consultants hebt ingehuurd om de werklast te verlagen. Toch is die interne inzet nodig om de cloudmigratie zó door te komen dat jullie later zonder consultants door kunnen. Het alternatief is dat je in de toekomst opnieuw moet investeren in kennis van buitenaf, en dat is vaak veel prijziger.
Stap 5. Bepaal je timing
Een digitale transformatie is vrijwel altijd een goed idee, maar dat wil niet zeggen dat de timing ook altijd goed is. Denk daarom van tevoren goed na over de impact die het project gaat hebben op je organisatie en de specifieke afdelingen. Komen andere, belangrijke projecten in het gedrang en past een digitale transformatie in de overkoepelende planning van je organisatie? Als er een grote reorganisatie op de agenda staat, is de kans klein dat je genoeg manuren overhoudt om te besteden aan een cloudmigratie. Even wachten is dan de verstandige keuze! Natuurlijk is het omgekeerde ook mogelijk. Misschien staan er wel projecten op de agenda die je kan (laten) uitstellen tot ná de cloudmigratie. Overleg in beide gevallen met de interne stakeholders zodat je zeker weet dat je niet halverwege in de knoop komt.
Stap 6. Prep je stakeholders en maak ze enthousiast
Over stakeholders gesproken: ook hen moet je voorbereiden op de komst van externe Cloud consultants. Zij zullen inzicht willen in de kosten en het verloop van het project. Maak daarom dashboards die hen dit inzicht in realtime geven. Daarnaast zal je ook tijd en energie moeten steken in het creëren van draagvlak onder je stakeholders. Zij zijn immers in de positie om intern een ware beweging in gang te zetten. Het kan helpen om één stakeholder te kiezen met wie je een pilot in de Cloud draait. Denk aan een teamleider die een toepassing in zijn keten heeft die erg geschikt is als clouddienst. Hiermee laat je zien wat Cloud kan doen en heb je meteen je eerste ambassadeur. Het hoofd van marketing en sales is ook een goede keuze, omdat de moderniseringsslag op deze afdeling vaak laagdrempelig is en op korte termijn veel oplevert.
Aan de slag met een solide cloudstrategie!
Met bovenstaande tips gaat jullie samenwerking met externe Cloud consultants direct goed van start. Hiermee voorkom je niet alleen dat je cloudmigratie vertraging oploopt of onnodig in de kosten loopt; je vergroot ook het succes van het eindresultaat. Jij en je collega’s kunnen immers zelfstandig aan de slag én de stakeholders zijn goed op de hoogte en enthousiast.
Ga jij binnenkort starten met de digitale transformatie van je organisatie en wil je je vast inlezen in het ontwikkelen van een cloudstrategie? Download dan ons nuchtere e-book!
