Steeds meer cloud technology partners benoemen het belang van ‘people’ in de digitale transformatie. Een goede zaak, vindt Bernadette, senior consultant bij Weolcan. Maar wat haar betreft is dat niet genoeg. Om cloud en al haar mogelijkheden écht voor je te laten werken, moet je cultuur even systematisch aanpakken als strategie, technologie, business en platform. Hoe je dit binnen de scope van een transitie naar cloud kunt doen , lees je in dit artikel.
Waarom zoveel aandacht voor cultuur?
Cultuur is de grootste uitdaging van een digitale transformatie. Zo zegt ook Thomas H. Davenport, the President’s Distinguished Professor in Information Technology and Management Babson College:
“It’s easy to spend money on technology. It’s somewhat more difficult to change a business process. But culture is the hardest”
Ook uit onderzoek van Harvard Business Review blijkt dat cultuur een grotere uitdaging vormt dan processen en technologie. Dit lichten ze toe in het toepasselijk getitelde artikel “Digital transformation is about talent not technology.”
Een digitale transformatie valt of staat dus met talent en cultuur. En dat betekent dat er een strategie moet komen om die cultuur aan te passen naar de voorwaarden van een cloud-driven organisatie. Niet voor niets is cultuur de vijfde categorie van het Weolcan Cloud Governance Framework. De gedachte achter dit framework is dat je een hogere cloudvolwassenheid bereikt als je een aantal competenties binnen vijf categorieën ontwikkelt:
Hieronder leg ik uit hoe je ons framework gebruikt om cultuur binnen jouw organisatie zoveel mogelijk te richten naar een succesvolle digitale transformatie - waarvoor een transitie naar cloud vaak randvoorwaardelijk is.
De twee voornaamste competenties die nodig zijn voor cultuurverandering
In het Weolcan Cloud Governance Framework (WCGF) zijn de vijf bovengenoemde categorieën onderverdeeld in competenties (in het Engels ‘capabilities’) en bouwblokken (in het Engels ‘building blocks’). Voor de categorie cultuur ziet deze opbouw er zo uit:
Wie de cultuur van een (IT)organisatie in lijn wil brengen met de digitale transformatie, moet werken aan twee capabilities:
- Change management: het creëren van een gemeenschappelijke basis voor digitale transformatie en cloudtransitie.
- Innovative leadership: het ontwikkelen van leiderschapsstijlen die zijn gebaseerd op een gevalideerde missie en visie en die voortdurende innovatie mogelijk maken.
Dit is nogal een opdracht. Daarom zijn de competenties uitgewerkt in de 4 building blocks. Door deze gericht op te pakken, werk je stap voor stap aan een cultuur die je doelstellingen ondersteunt en voedt! Wil je weten hoe, lees dan vooral verder, want ik zal het per buidling block verder uitleggen:
Core values & Vision
“Het juiste doen is makkelijk als je weet wat je kernwaarden zijn”
De overgang naar de cloud heeft niet alleen gevolgen voor hen die van oudsher de infrastructuur onderhielden; het heeft impact op vele rollen, processen en werkzaamheden organisatiewijd. Zo kan de afdeling financiën bijv. de kosten voor infrastructuur niet langer afschrijven als kapitaalinvesteringen maar krijgen ze te maken met infrastructuur als operationele kosten (OPEX ipv Capex), moet de afdeling inkoop bij voorkeur zelf al kunnen bepalen of een SaaS-applicatie voldoet aan de voornaamste geldende architectuurprincipes en moet HR ingericht worden op het identificeren en kweken van ‘cloud champions’, intern en extern. Dit betekent dat een grote verscheidenheid aan stakeholders afkomstig uit verschillende disciplines de visie en missie die ten grondslag ligt aan de transitie naar cloud moet kunnen vertalen naar een 'fit for purpose' set van kernwaarden.
Kernwaarden vormen het kompas voor een organisatie ; ze leiden een team in de juiste richting en vormen de basis voor een gedeelde groepsidentiteit.
Voor ieder individu of team dat betrokken is bij de transitie naar de cloud en de implementatie van Cloud Governance, moet de geldende set van gemeenschappelijke kernwaarden daarom gewoon heel expliciet worden gemaakt. Zo kan worden vastgesteld in hoeverre deze overeenkomt met de gezamenlijk bedachte set die de visie en missie van de cloudtransitie uitdraagt. Dit bewustzijn is al een hele grote eerste stap!
Vervolgens kan iedere 'gap' worden geadresseerd door een heel pallet aan steeds weer terugkerende werkvormen, interventies en tools. Dit verdient net zo goed een plek op de backlog als iedere andere change. Het Cloud Center of Expertise (CCoE) is er om hier bij te ondersteunen en om te zorgen dat, ongeacht het publiek, men weet dat een missie en visie statement niets betekent zonder een bijpassende set gedragen waarden. Het met regelmaat ‘meten’ en dus ook meenemen daarvan in de verschillende voortgangsrapportages maakt het mogelijk om te acteren voor het te laat is. De kernwaarden en visie worden meegenomen in de dagelijkse activiteiten; van het trainen van cloud engineers in cost management tot en met het werven van nieuwe cloudtalenten door HR.
Wat een CCoE precies gaat doen om het building block Core Values & Vision te implementeren, verschilt natuurlijk per organisatie. Over het algemeen kun je starten met de volgende taken (taken bij aanvang) en zullen er vervolgens een aantal taken terugkerend zijn:
Taken bij aanvang:
- Visie en missie vastleggen en valideren
- Huidige waarden identificeren in bestaande verklaringen, plannen en andere zakelijke communicatiedragers
- Ontwerpen platforms om visie en missie te communiceren
- Inventariseren van huidige activiteiten met betrekking tot kernwaarden en visie
- Beoordelen huidige kernwaarden, formuleren gewenste kernwaarden en identificeren van de kloof
- Maken van een risicobeoordeling van belanghebbenden en definiëren mitigerende maatregelen
Terugkerende taken:
- Visie en huidige kernwaarden op elkaar afstemmen
- Eigendom en tools creëren om kernwaarden vast te houden
- Kloof meten
- vervolgacties definiëren
Leadership of change
"Leaders of change kunnen zich een voorstelling maken van hoe de toekomst eruitziet en vervolgens inspireren, afstemmen, testen en leren op basis van nieuwe informatie"
De overgang naar Cloud vraagt om wendbaarheid en flexibiliteit. Niet alleen in technische oplossingen en platforms, maar ook in leiderschapsstijlen. Leiders vormen de ‘coalition of change’ die de digitale transformatie vorm, moeten daarom bedreven zijn in “Cloud Leadership”. Zo moeten zij zelf en teams nieuwe vaardigheden aanleren. Denk aan snel reageren in plaats van wachten op alle antwoorden. Daarnaast vraagt de snelheid waarmee technologische ontwikkelingen zich opvolgen om een open en transparante leiderschapsstijl. Leiders moeten medewerkers actief betrekken en inzichten en informatie delen in plaats van oppotten. Tot slot moeten zij begrijpen dat een organisatie alleen wendbaar kan worden als teams genoeg autonomie hebben. Formele, hiërarchische autorisatieprocessen moeten worden vervangen door kaders en een bijbehorend mandaat (BV) waarbinnen teams vrijheid hebben om te werken.
Ook voor het building block Leadership of Change vind je hieronder voor zowel de taken bij aanvang als de terugkerende taken een eerste overzicht:
Taken bij aanvang:
- Beoordelen huidige leiderschapsstijlen
- Beoordelen huidig IT-bedrijfsmodel
- Beoordelen huidig type organisatiecultuur
- Bepalen organisatie-specifieke variabelen die ‘leiderschap’ bepalen
- Formuleren gewenste leiderschapsstijlen en bepalen van de kloof met de huidige
- Integreren nieuw leiderschap in communicatiedragers
- Ontwikkelen van een "succesprofiel voor digitale transformatie" voor leiders
- Formuleren KPI's om verandering in leiderschap te beoordelen
Terugkerende taken:
- Proces bewaken en bijsturen
- Communiceren en activeren change agents
- Cloudkampioenen actief identificeren en mobiliseren
- Actief samenwerken met HR
Storytelling & rituals
"Als je een cultuur wilt leren kennen, luister dan naar de verhalen. Als je de cultuur wilt veranderen, verander dan de verhalen"
De transitie naar de cloud vraagt om nieuw gedrag. En dat is niet bij iedereen even makkelijk te veranderen. Het gebruik van rituelen en storytelling kan helpen in jouw Cloud Change Management plannen. Ze geven betekenis en focus in een toch vaak tumultueus veranderingsproces. Luisteren naar verhalen in de gang, op intranet en het lezen van de geformaliseerde verhalen in plannen en beleid geeft inzicht in hoe mensen zich verhouden tot Cloud en digitale transformatie. Het zorgt voor consistentie in de onderliggende boodschap van iedere communicatie uiting. Het vertelt 'leaders' of er enthousiasme is over de aanstaande veranderingen en of mensen zich bewust zijn van de voordelen ervan. Ook komen ze er zo achter of medewerkers bang zijn dat Cloud de 'normale' manier van werken beïnvloedt. Rituelen ondersteunen op hun beurt bij het aanleren van nieuwe vaardigheden, creëren betrokkenheid en markeren een nieuw tijdperk.
Bestaande verhalen en rituelen kan je analyseren om te beoordelen in hoeverre ze exemplarisch zijn voor een bepaald type cultuur: familie, hiërarchisch, marktgericht of innovatief. Afhankelijk van de uitkomst bepaal je welk gedrag nodig is voor de transitie naar de cloud en digitale transformatie in het algemeen. In de nieuw gemaakte rituelen en verhalen moeten de geformuleerde waarden en visie centraal staan. Het definiëren van deze kloof is een belangrijke fase omdat het inzicht geeft in de hoeveelheid verandering die nodig is.
Voor het building block Storytelling & Rituals vind je hieronder een aanzet van zowel de taken bij aanvang als de terugkerende taken.
Taken bij aanvang:
- Beoordelen huidige rituelen
- Beoordelen actuele verhalen over cloudtechnologie en digitale transformatie
- Formuleren gewenste rituelen op basis van waarden en missie. Bepalen van de kloof met de huidige
- Ontwikkelen van een veranderverhaal met gebruik van urgentie en ambitie
- Ontwerpen van een proces om het verhaal van verandering in teams te laten 'vasthouden'
- Formuleren KPI’s om verandering in rituelen en verhalen te bepalen
Terugkerende taken:
- Proces bewaken en bijsturen
- Communiceren en activeren change agents
- Betrekken HR en communicatie
Continuous improvement
"Het ontwikkelen van een cultuur van continuous improvement betekent het loslaten van de veiligheid van de status quo en het breken van de weerstand tegen verandering; daarentegen moet de overtuiging worden omarmt dat wat vandaag goed genoeg is, niet goed genoeg is voor morgen"
Als je een veranderplan op papier hebt gezet, is het aanlokkelijk om dat plan “gewoon” uit te voeren. Dat klinkt veilig, maar is het niet. Externe factoren en wensen van de business veranderen nu eenmaal te snel om na de fase van strategische planvorming of zelf na het opzetten van een basisinrichting in de cloud, niet meer bij te hoeven sturen. Door een cultuur te bevorderen waarin continu de vraag wordt gesteld of inspanningen bijdragen aan de gestelde doelen, creëer je die innovatieve werkomgeving die uiteindelijk tot een digitale transformatie gaat leiden.
Het ontwikkelen van een cultuur van continuous improvement vereist dat teams verantwoordelijkheden opnieuw definiëren en dat iedere teamlid hierin een zekere mate van autonomie krijgt én pakt. Een ieder is verantwoordelijk om maatregelen te nemen voor uitdagingen die ontstaan als gevolg van de 'oude' cultuur. Door end-to-end verantwoordelijkheid te stimuleren, kan je organisatie zich snel aanpassen aan veranderende omstandigheden. Dit betekent ook dat er ruimte moet komen voor mislukking: dit 'klimaat om te leren' heeft een positieve invloed op de verandersnelheid van medewerkers.
Het is de rol van het CCoE om de waarde van continuous improvement aan te tonen, anderen ervoor te enthousiasmeren, en om tools aan te reiken om dit handen en voeten te geven.
Voor het building block Continuous Improvement vind je hieronder een eerste aanzet door een opsomming van zowel de taken bij aanvang als de terugkerende taken.
Taken bij aanvang:
- Bepalen prikkels om continue verbetering te stimuleren
- Bepalen werkstructuren die teams in staat stellen er daadwerkelijk tijd aan te besteden
- Activeren bestaande en nieuwe communicatiekanalen om transparantie te bevorderen
- Identificeren en betrekken belanghebbenden bij cultuurverandering vóórdat je begint
- Structuren opzetten om actief input en feedback te zoeken vanuit een brede reeks standpunten in plaats van steun te zoeken bij degenen die de status-quo versterken
- Creëren ruimte voor verandering door cognitieve belasting en psychologische veiligheid proactief aan te pakken
Terugkerende taken:
- Stimuleren van een samenwerkingsomgeving
- Eind-tot-eindverantwoordelijkheden bepalen
- Omarmen mislukkingen
- Ontwerpen op basis van continuous improvement
Ontwikkel jouw eigen Cloud Centre of Expertise
Als we alleen al kijken naar Cloud Change Management, ligt er dus een flinke klus voor de kartrekkers van een digitale transformatie. De beste manier om aan de slag te gaan, is door een intern team van cloudexperts samen te stellen die je ondersteunt. Dit noemen wij het Cloud Center of Expertise (CCoE). Wil je weten hoe jij zo’n CCoE opricht voor jouw organisatie? Download onze gratis quick guide!
