Our expert opinion on cloud.

Request for proposal outsourcing- 8 tips en een RFP template

Geschreven door Bart M. Veldhuis op 29-nov-2021 10:00:00
Volg mij op:

pexels-dom-j-345046Aan veel Cloud outsourcing projecten gaat een Request for Proposal (RFP) traject vooraf. Je gebruikt zo’n RFP om nieuwe leveranciers te selecteren voor bepaalde clouddiensten of -producten. Het RFP-document verstuur je naar meerdere potentiele leveranciers, zodat jij een aantal goede voorstellen binnenkrijgt en een weloverwogen keuze kan maken. Tenminste, dat is de bedoeling. Het komt vaak voor dat de respons lager uitvalt dan verwacht of dat de voorstellen de verkeerde oplossingen bieden tegen te hoge kosten. Dat kan natuurlijk liggen aan de leveranciers, maar vaker zit het probleem in het Request for Proposal zélf.

In dit blogartikel geef ik daarom 8+1 tips voor een succesvol RFP-traject en vertel ik hoe je veel gemaakte fouten voorkomt. Onderaan kan je bovendien een voorbeeld RFP template downloaden.


1. Pas op voor standaard RFP templates

1. No templateIk zou bijna zeggen: pas op voor templates in het algemeen, maar er zit een voorbeeld RFP template bij dit blogartikel ;-). Met nadruk: een voorbeeld; zodat jij er een beeld van krijgt en zelf van start kan. Een kwalitatieve RFP is namelijk meer dan een invuloefening. Het is geen rocket science, maar zoals je zal zien in de tips hieronder, kan het op verschillende punten misgaan. Zo is het gebruik van een standaard RFP template prima, maar alleen als je deze basisindeling aanvult met de specifieke doelstellingen van jouw project en organisatie. Haal vooral ook weg wat niet relevant is, het combineren van templates gaat namelijk bijna altijd fout. Als je jouw RFP niet op orde hebt, dan is de kans groot dat je een prachtig voorstel krijgt aangeboden dat op geen enkele manier bijdraagt aan jullie digitaliseringsstrategie.

2. Voer een stakeholderanalyse uit en bepaal de werkgroep

2. Stakeholder analysisBepaal wie er allemaal belang hebben bij de dienst en wie deze straks gaat afnemen. Welke interne partijen zijn er bijvoorbeeld betrokken bij het opstellen van de wensen en eisen? Hint: denk aan IT Operations, Security, afdeling Inkoop, applicatieteams en Personeelszaken.

Het zal niet de eerste keer zijn dat we denken dat het team compleet is en dat er gaandeweg steeds meer mensen er ‘iets van moeten vinden’. Dat komt voor een deel door een gebrek aan mandaat van het RFP-team, aan de andere kant is het een signaal dat verantwoordelijkheden niet duidelijk belegd zijn. Dit steeds maar uitdijende team zorgt voor vertraging in het proces en komt de kwaliteit niet ten goede. En zeg nou zelf: met twaalf man naar een worddocument kijken is weinig motiverend.

3. Besteed aandacht aan samenwerking

3. SamenwerkingIk heb de afgelopen jaren nogal wat RFP’s gezien. En met enige regelmaat lees ik daar in de inleiding “we zoeken een partnership met onze leverancier”. Vervolgens blijkt de RFP zeer strikt en eenzijdig opgesteld en ontbreekt er van dat ‘partnership’ ieder spoor.

Door een zeer gesloten RFP te schrijven, laat je weinig ruimte voor de creativiteit en inbreng van de leverancier. Naarmate je meer eisen (knock-outs) opneemt, beperk je de mogelijkheid van de leverancier om met je mee te denken. Sterker nog, de echte expert die je graag zou willen hebben, laat jouw uitvraag in zo’n geval vaak links liggen. Wil je écht een partnership met je leverancier? Neem dan bijvoorbeeld een hoofdstuk op over hoe jij de samenwerking voor je ziet en hoe je het succes ervan gaat beoordelen. Hoe meer duidelijkheid jij verschaft, hoe beter de start van het partnership.

4. Definieer je (strategische)doelstellingen

4. roadmapEen andere veel voorkomende fout is dat de RFP wél informeert over de gewenste oplossing, maar niet over de wensen, eisen en strategische doelstellingen. Hiermee stuur je de beantwoording weliswaar de gewenste kant op, maar de vraag is of je zo de slimme en innovatieve diensten krijgt die je zoekt. Denk daarom vooraf goed na over de (lange termijn) strategische doelstellingen. Beschrijf de doelstellingen voor jouw project zo gedetailleerd mogelijk, zodat de leverancier daarop kan inspelen met zijn oplossing. Wat is het dat je wilt realiseren en hoe ziet de toekomstige situatie eruit? Als het goed is, kun je hiervoor hele passages uit je cloudstrategie 1:1 overnemen.

5. Voorkom aannames in een RFP-traject

5. assumeMet een onvolledig RFP loop je het risico dat leveranciers foutieve aannames gaan doen. Beschrijf daarom alle relevante, technische details en geef context. Hoe meer informatie je geeft, hoe beter de leverancier zijn voorstel op jouw echte vraag kan laten aansluiten en hoe minder aannames er gedaan worden. Deze aannames komen in de projectfase weer dubbel en dwars terug met verrassingen als meerwerk. Denk aan koppelingen met applicaties die niet werken, de gekozen leverancier die niet de beste fit heeft met het project, et cetera. Bovendien: hoe meer details je opneemt in je RFP, hoe beter de leverancier jou van tevoren al kan wijzen op mogelijke risico’s. En ook handig: een heldere, duidelijke beschrijving verhoogt de respons.

Ook kan de leverancier met de juiste informatie en details de beste oplossing beschrijven en toelichten waarom dit voor jou de beste oplossing is. De oplossing die jij in je hoofd had, is wellicht helemaal niet de beste oplossing voor het probleem of de gewenste situatie. Je roept niet voor niets de hulp in van een expert!

Als jij voor een leverancier gaat nadenken dan stopt hij daarmee. Leun achterover en laat je adviseren!

6. Gebruik heldere beoordelingscriteria

CriteriaNa ontvangst van de inzendingen zal je deze moeten gaan beoordelen. Het is voor jezelf – maar ook voor de inschrijvende aanbieders – prettig om te kunnen zien hoe en waarop je gaat letten bij het beoordelen. Vaak wordt het beoordelingskader van tevoren beschikbaar gesteld om het proces zo transparant mogelijk te maken. We zien helaas met regelmaat dat de beoordelingscriteria vaag, ingewikkeld en manipuleerbaar zijn (met strategische inschrijvingen tot gevolg). Als de beoordelingscriteria een postdoctorale studie op zich zijn, dan gaat er iets mis.  

Maak daarom een duidelijke matrix met de beoordelingscriteria en de weging van ieder punt. Zorg ervoor dat alle zaken SMART gedefinieerd zijn. Op deze manier kan je zowel de kwantitatieve als de kwalitatieve criteria sneller beoordelen. Zeker als veel leveranciers reageren, voorkom je hiermee een complex beoordelingstraject.

7. Gebruik een shortlist

7. shortlistStuur je RFP niet zonder vooronderzoek naar diverse partijen, maar onderzoek vooraf of de partijen die je uitnodigt op hoofdlijnen voldoen aan jouw criteria. Als je nu al weet dat een bepaalde leverancier niet bij jou past of dat deze gaat afvallen, heeft een uitnodiging immers weinig zin. Het kost veel tijd voor leveranciers om een goed voorstel uit te brengen en het kost jou als aanvrager de nodige tijd om deze te beoordelen. Wij maken gebruik van professionele vraag- en aanbodplatformen om geïnteresseerde leveranciers eerst uit te vragen door middel van een questionnaire, of we gebruiken een Request For Information (RFI) om een voorselectie van leveranciers te maken. Zo’n RFI zorgt ervoor dat de leveranciers die uiteindelijk een voorstel uitbrengen evenveel kans maken. Dat komt de kwaliteit van het traject en de keuze alleen maar ten goede.

8. Wees realistisch over timing 

Expectations

Het klinkt heel simpel maar ik zeg het toch: begin op tijd. Je kunt ervoor kiezen om de zoektocht naar een nieuwe partij te starten vlak vóórdat het contract met de huidige partij afloopt. Maar is dat ook realistisch? (Spoiler alert: vaker niet dan wel). Lang wachten met de publicatie van je RFP zorgt voor te strakke deadlines voor de leveranciers, wat de kwaliteit niet ten goede gaat komen. Leveranciers die het al druk hebben (vaak de goede), zullen bovendien niet reageren op jouw RFP. Heb je nog even flink doorgehaald zodat jouw RFP vlak voor je op vakantie gaat naar Zuid-Frankrijk verzonden kan worden? Realiseer je dan wel dat deze dan ook tijdens de zomervakantie bij de leveranciers op de mat ploft. Zonde, want dit is een periode dat zij ook minder mensen beschikbaar hebben om aan de beantwoording te werken. Stel daarom heldere, haalbare tijdslijnen op en geef ook aan waarom deze deadlines zo gesteld zijn.

Het resultaat van het RFP traject is namelijk net zo goed of slecht als de RFP zelf

Bonustip: schakel hulp in

Het opstellen van een Request for Proposal klinkt als een interne aangelegenheid. Dat wil echter niet zeggen dat je geen hulp kan vragen aan experts met ervaring. Een RFP legt de fundering voor je toekomstige clouddiensten. Dus hoe vollediger je ‘m maakt, hoe groter de kans dat je de juiste leverancier met de juiste oplossing aanhaakt. Trek daarom gerust aan de bel bij een cloud consultancy partij. Bij Weolcan kijken we geregeld mee met organisaties die een Request for Proposal opstellen, omdat onze experts de juiste ervaring hebben om in te schatten waar een nieuwe oplossing precies aan moet voldoen. Daarnaast hebben we natuurlijk de marktkennis over wat er allemaal mogelijk is op het gebied van Cloud Landing Zones, Cloud Migraties en Managed Cloud Services. Vanuit onze onafhankelijke positie kunnen we je ook helpen om de shortlist op te stellen.

Die kennis en ervaring kan je hieronder alvast ervaren met ons RFP template. Download ‘m gratis!

Download het outsourcing RFP template

 

Onderwerpen: Cloud Outsourcing