29 NOVEMBER 2021 | 6 min

Request for proposal outsourcing: 8 tips en een RFP template

By Bart M. Veldhuis

Aan veel cloud outsourcing projecten gaat een Europese aanbesteding of request for proposal (RFP) traject vooraf. Je gebruikt zo’n RFP om nieuwe leveranciers te selecteren voor bepaalde clouddiensten of -producten. Het RFP-document verstuur je naar meerdere potentiële leveranciers, zodat jij een aantal goede voorstellen binnenkrijgt en een weloverwogen keuze kan maken. Tenminste, dat is de bedoeling. Het komt vaak voor dat de respons lager uitvalt dan verwacht of dat de voorstellen de verkeerde oplossingen bieden tegen te hoge kosten. Dat kan natuurlijk liggen aan de leveranciers, maar vaker zit het probleem in het RFP zélf.

 

In dit blogartikel geef ik daarom 8 tips voor een succesvol RFP-traject én vertel ik hoe je veel gemaakte fouten voorkomt. Onderaan kan je, als bonus, een voorbeeld RFP-template downloaden.


1. Pas op voor standaard RFP templates

1. No template

Ik zou bijna zeggen: pas op voor templates in het algemeen. En tóch zit er een voorbeeld RFP-template bij dit blogartikel. Met nadruk: een voorbeeld; zodat jij er een beeld van krijgt en zelf van start kan. Een goede RFP is namelijk meer dan een invuloefening. Het is geen ‘rocket science’, maar zoals je zal zien in de tips hieronder, kan het op verschillende punten misgaan. Zo is het gebruik van een standaard RFP-template prima, maar alleen als je deze basisindeling aanvult met de specifieke doelstellingen van jouw project en organisatie. Haal ook weg wat niet relevant is, want dat leidt alleen maar af van het doel dat je behalen wilt. Als je jouw RFP niet op orde hebt, dan is de kans groot dat je een prachtig voorstel krijgt aangeboden dat op geen enkele manier bijdraagt aan jullie digitaliseringsstrategie.

 

2. Voer een stakeholder-analyse uit en bepaal de werkgroep

2. Stakeholder analysis

Bepaal wie er allemaal belang hebben bij de gezochte oplossing en wie straks de afnemers zijn. Welke interne partijen zijn er betrokken bij het opstellen van de wensen en eisen? Hint: denk aan IT operations, security & compliance, inkoop, contract management, applicatieteams en de HR afdeling. Het zal niet de eerste keer zijn dat we denken dat het team compleet is en dat er gaandeweg steeds meer mensen er ‘iets van moeten vinden’. Dat komt voor een deel door een gebrek aan mandaat van het RFP-team en is bovendien een signaal dat verantwoordelijkheden niet duidelijk belegd zijn. Daarnaast zie we vaak dat bedrijven naast de reële risico's ook de denkbeeldige risico's aan het afdekken zijn.

Dit steeds maar uitdijende team zorgt voor vertraging in het proces en komt de kwaliteit niet ten goede. En zeg nou zelf: met twaalf man naar een Word document kijken is weinig motiverend.

 

3. Besteed aandacht aan samenwerking

3. Samenwerking

Ik heb de afgelopen jaren nogal wat RFP’s gezien. En met enige regelmaat lees ik daar in de inleiding “we zoeken partnership met onze leverancier”. Vervolgens blijkt de RFP zeer strikt en eenzijdig opgesteld en ontbreekt van dat ‘partnership’ ieder spoor.

Door een zeer gesloten RFP te schrijven, laat je weinig ruimte voor de creativiteit en inbreng van de leverancier. Naarmate je meer eisen (knock-outs) opneemt, beperk je de mogelijkheid van de leverancier om met je mee te denken. Sterker nog, de echte expert die je graag zou willen hebben, laat jouw uitvraag in zo’n geval vaak links liggen. Wil je écht een partnership met je leverancier? Neem dan bijvoorbeeld een hoofdstuk op over hoe jij de samenwerking voor je ziet en hoe jullie samen dat succes gaan beoordelen. Voor een partnership zijn immers twee partijen nodig, die er beide wat aan moeten hebben. Hoe meer duidelijkheid jij verschaft, hoe beter de start van het partnership.

 

4. Definieer je (strategische)doelstellingen

4. roadmap

Een andere veel voorkomende fout is dat de RFP wél informeert over de gewenste oplossing, maar niet over de strategische (cloud-)doelstellingen van jouw organisatie. Hiermee stuur je de beantwoording een bepaalde kant op, maar de vraag is of je zo de slimme en innovatieve diensten krijgt die je zoekt. Denk daarom vooraf goed na over de (lange termijn) strategische doelstellingen. Beschrijf de doelstellingen voor jouw project zo gedetailleerd mogelijk, zodat de leverancier daarop kan inspelen met zijn oplossing. Wat is het dat je wilt realiseren en hoe ziet de toekomstige situatie eruit? Als het goed is, kun je hiervoor hele passages uit je cloudstrategie 1:1 overnemen.

 

5. Wees volledig- maar niet té volledig

5. assume

Met een onvolledig RFP loop je natuurlijk het risico dat leveranciers foutieve aannames gaan doen. Beschrijf daarom nauwkeurig de relevante, technische details en geef context. Hoe vollediger je informatie is, hoe beter de leverancier zijn voorstel op jouw behoeftes kan laten aansluiten zonder aannames te hoeven doen. Deze aannames komen in de projectfase weer dubbel en dwars terug, met meerwerk als ongewenste verrassing. Hoe meer informatie je opneemt in je RFP, hoe beter de leverancier jou van tevoren al kan wijzen op mogelijke risico’s. En ook handig: een heldere, duidelijke beschrijving verhoogt de respons.

Maar let op, als je de leverancier uitgebreid vertelt over de oplossing die jij in je hoofd hebt, dan loop je ook een belangrijk risico. Jouw idee is misschien helemaal niet de beste oplossing voor het probleem of de gewenste situatie. Als jij voor een leverancier gaat nadenken, dan stopt hij daarmee. Ontspan en laat je adviseren!

 

6. Gebruik heldere beoordelingscriteria

Criteria

Na ontvangst van de inzendingen zal je deze moeten gaan beoordelen. Het is voor jezelf – maar ook voor de inschrijvende aanbieders – prettig om te kunnen zien hoe en waarop je gaat letten bij het beoordelen. Idealiter stel je het beoordelingskader van tevoren beschikbaar om het proces zo transparant mogelijk te maken. Ik zie helaas met regelmaat dat de beoordelingscriteria vaag, ingewikkeld en manipuleerbaar zijn (met strategische inschrijvingen tot gevolg). Als de beoordelingscriteria een postdoctorale studie op zich zijn, dan gaat er iets mis.

Maak daarom een duidelijke matrix met de beoordelingscriteria en de weging van ieder punt. Zorg ervoor dat alle zaken SMART gedefinieerd zijn. Op deze manier kan je zowel de kwantitatieve als de kwalitatieve criteria sneller beoordelen. Zeker als veel leveranciers reageren, voorkom je hiermee een langdurig en complex beoordelingstraject.

 

7. Gebruik een shortlist

7. shortlist

Stuur je RFP niet zonder vooronderzoek naar diverse partijen, maar onderzoek vooraf of de partijen die je uitnodigt op hoofdlijnen voldoen aan jouw criteria. Als je nu al weet dat een bepaalde leverancier niet bij jou past of dat deze gaat afvallen, heeft een uitnodiging immers weinig zin. Denk alvast na over de kwaliteitscriteria waaraan jouw leverancier minimaal moet voldoen, zoals bepaalde ISO-certificeringen. Leg daarbij de lat op een realistische hoogte, zodat je voldoende offertes ontvangt.

Bij Weolcan gebruiken we professionele vraag- en aanbodplatformen om geïnteresseerde leveranciers eerst uit te vragen door middel van een questionnaire, of we gebruiken een Request For Information (RFI) om een voorselectie van leveranciers te maken. Zo’n RFI zorgt er ook voor dat de leveranciers die uiteindelijk een voorstel uitbrengen evenveel kans maken. Dat komt de kwaliteit van het traject en de keuze alleen maar ten goede.

 

8. Wees realistisch over timing 

Expectations

Het klinkt heel simpel, maar ik zeg het toch: begin op tijd. Je kunt ervoor kiezen om de zoektocht naar een nieuwe partij te starten vlak vóórdat het contract met de huidige partij afloopt. Maar is dat ook realistisch? (Spoiler alert: vaker niet dan wel). Lang wachten met de publicatie van je RFP zorgt voor te strakke deadlines voor de leveranciers, wat de kwaliteit niet ten goede komt. Leveranciers die het al druk hebben (vaak de goede), zullen bovendien niet reageren op jouw RFP.

Heb je nog even flink doorgehaald zodat jouw RFP verzonden kan worden vlak voor je op vakantie gaat naar Zuid-Frankrijk? Realiseer je dan wel dat deze ook bij de leveranciers in de zomervakantie op de mat ploft. Zonde, want dit is een periode dat ook zij minder mensen beschikbaar hebben om aan de beantwoording te werken. Stel daarom heldere, haalbare tijdslijnen op en geef ook aan waarom deze deadlines zo gesteld zijn.

Het resultaat van het RFP traject is namelijk net zo goed of slecht als de RFP zelf

Bonustip: schakel hulp in

Een RFP legt de fundering voor je toekomstige clouddiensten. Dus hoe beter je ‘m maakt, hoe groter de kans dat je de juiste leverancier met de juiste oplossing aanhaakt. Trek daarom gerust aan de bel bij een cloud consultancy partij. Bij Weolcan helpen we vaak mee met organisaties die een RFP opstellen, omdat onze experts de juiste ervaring hebben om in te schatten waar een nieuwe oplossing precies aan moet voldoen. Daarnaast hebben we natuurlijk de marktkennis over wat er allemaal mogelijk is op het gebied van cloud landing zones, cloudmigraties en managed cloud services. Vanwege deze marktkennis kunnen we je ook helpen om de shortlist op te stellen.

Onze kennis en ervaring kan je alvast ervaren met ons RFP template. Download ‘m gratis!

Download het outsourcing RFP template

 

Nieuwste Artikels

29 APRIL 2022 | 4 min

Common Ground legt de basis voor de digitale gemeente

27 JANUARI 2022 | 1 min

Weolcan & Rapid Circle bundelen krachten

29 NOVEMBER 2021 | 6 min

Request for proposal outsourcing: 8 tips en een RFP template

Meld je hier aan!