Our expert opinion on cloud.

7 veelgemaakte fouten bij outsourcing RFP’s

Posted by Christian van Barneveld on 30-jun-2015 16:05:56
Find me on:

Supplier-selection

Veel IT outsourcing projecten worden vooraf gegaan door een Request for Proposal (RFP) traject. Een RFP wordt gebruikt om nieuwe leverancier(s) te selecteren voor een bepaalde dienst of product. De laatste tijd kom ik dit vaak tegen bij de selectie van cloud diensten. Een RFP document wordt geschreven en gestuurd naar meerdere potentiele leveranciers. Het is de bedoeling dat leveranciers een gepast voorstel terug sturen op basis van de beschrijving in de RFP. Soms worden bedrijven die een RFP versturen geconfronteerd met een zeer lage respons of totaal onverwachte voorstellen. Met als gevolg dat de voorstellen verkeerde oplossingen bevatten met te hoge kosten. 

In dit blog artikel geef ik 7 tips voor een succesvol RFP traject en hoe je veel gemaakte fouten kan voorkomen en kun je onderaan een voorbeeld RFP downloaden

1. Hoe schrijf je een RFP?

Ik zou bijna zeggen: pas op voor templates, maar er zit een voorbeeld template bij dit blog artikel ;-) Met nadruk: een voorbeeld; om een beeld te kunnen vormen en je op weg te helpen. Een kwalitatieve RFP is meer dan een invuloefening. Het is geen rocket science, maar zoals je zal zien met de tips hieronder kan het op verschillende punten mis gaan. Het bedrijf heeft een bepaalde doelstelling waarvoor je het RFP schrijft, maar je wil voorkomen dat dit traject niet het gewenste resultaat heeft….met alle gevolgen van dien. Een standaard basis indeling is daarom prima, maar zorg altijd voor een eigen invulling die voldoet aan de doelstelling van het project en het bedrijf.

2. Hoe bereik je een partnership?

PartnershipIk heb de afgelopen jaren nogal wat RFP’s gezien, met enige regelmaat las ik daar in de inleiding “we zoeken een partnership met onze leverancier”. Vervolgens blijkt de RFP zeer strikt en zakelijk opgesteld en is er van dat ‘partnership’ weinig meer te bekennen anders dat dit ene zinnetje.

Door een zeer gesloten RFP te schrijven laat je weinig ruimte voor de creativiteit en eigen inbreng van de leverancier. De bedrijven die reageren passen vaak het beste bij de opzet van jouw RFP. Met andere woorden: schrijf je de RFP zeer bureaucratisch, dan zullen dit soort bedrijven ook voornamelijk reageren op jouw offerte verzoek. Zoek je een creatieve leverancier die vooral met jou mee denkt? Laat dit dan ook vooral blijken in de opzet van je RFP. Bijvoorbeeld door een hoofdstuk op te nemen over hoe jij de samenwerking op verschillende lagen voor je ziet. Neem ook vooral op in de RFP wat voor soort leverancier je verwacht. Dit sluit tevens onnodige inzendingen uit.

3. Definieer je doelstellingen

Een andere veel voorkomende fout is dat in de RFP direct de oplossing uitgeschreven wordt, in plaats van de wensen, eisen en doelstellingen helder te beschrijven. Hiermee stuur je de beantwoording weliswaar de gewenste kant op maar krijg je zo de slimme en innovatieve oplossingen die je zoekt? Beschrijf daarom zo goed mogelijk de doelstellingen voor jouw project zodat de leverancier daarop kan inspelen met zijn oplossing.

4. Hoe voorkom je aannames in een RFP traject?

Door alle relevante technische details met de bijbehorende context te beschrijven. AssumeHoe meer informatie je geeft, hoe beter de leverancier zijn voorstel daarop kan laten aansluiten, en hoe minder aannames er gedaan worden. Deze aannames komen in de projectfase weer dubbel en dwars terug met verassingen als meerwerk, koppelingen met applicaties die niet werken, de gekozen leverancier die niet de beste fit heeft met het project, etc. Hoe meer details in je RFP, hoe beter de leverancier jou al kan wijzen op mogelijke risico’s vooraf. De kans is groter dat leveranciers reageren als de beschrijving duidelijk en helder is.


Als jij voor een leverancier gaat nadenken dan stopt hij daarmee. Leun achterover en laat je adviseren!


Ook kan de leverancier met de juiste informatie en details de beste oplossing beschrijven en zijn advies geven waarom dit voor jou de beste oplossing is. De oplossing die jij in je hoofd had is wellicht helemaal niet de beste oplossing voor het probleem of de gewenste situatie. Je roept niet-voor-niets de hulp in van een specialist!

5. Bedenk vooraf de selectiecriteria

Een RFP is een project dat vaak weer binnen een groter overkoepelend Criteriaprogramma valt. Bijvoorbeeld “selectie PaaS leverancier” binnen een “Totaal outsourcing” project. Denk van tevoren al goed na over de selectie criteria waar de voorstellen op beoordeeld gaan worden. Maak een duidelijke matrix met de criteria en de weging van ieder punt. Op deze manier kan je de zowel de kwantitatieve als de kwalitatieve criteria sneller beoordelen. Zeker als veel leveranciers reageren kan hiermee een complex beoordelingstraject worden voorkomen. Daarnaast zorgt het vooraf opstellen van de juiste criteria ervoor dat je deze kan verwerken in de verschillende hoofdstukken van je RFP. Doe je dit niet, of onvolledig, dat maakt dat de beoordeling achteraf erg lastig. Je mist de input voor beoordeling, en moet het doen met het voorstel wat er ligt.

6. Maak een shortlist

Stuur je RFP ook niet zonder vooronderzoek naar diverse partijen, maar onderzoek vooraf of de partijen die je uitnodigt op hoofdlijnen voldoen aan jouw criteria. Als je nu al weet dat een bepaalde leverancier niet bij jou past of dat deze gaat afvallen,  nodig deze dan ook niet uit. Het kost veel tijd voor leveranciers om een goed voorstel uit te brengen, en het kost jou als aanvrager de nodige tijd om deze te beoordelen. Stuur eerst bijvoorbeeld een vragenlijst naar potentiele leveranciers, of gebruik een Request For Information (RFI) om een voorselectie van leveranciers te doen. Dit zorgt ervoor dat de leveranciers die uiteindelijk een voorstel uitbrengen evenveel kans maken. Dat komt de kwaliteit van het traject en de keuze alleen maar ten goede.

7. Wees realistisch over timing bij RFP’s

ExpectationsIedereen wil morgen een nieuwe oplossing, en ziet deze het liefst volgende week geïmplementeerd. Is dat realistisch? Leveranciers onder druk zetten met te strakke deadlines voor reactie op de RFP en het opvolgende project zal de kwaliteit niet ten goede komen. Leveranciers die het al druk hebben zullen niet reageren op jouw RFP, hoe wenselijk is dat?

Stel heldere tijdslijnen en geef ook aan waarom deze deadlines zo gesteld zijn.

Ga je binnenkort een leverancier selectie doen? Hopelijk biedt dit artikel en het bijgesloten template je dan de handvatten en voorkom je de meest gemaakte fouten. 


Het resultaat van het RFP traject is namelijk net zo goed of slecht als de RFP zelf.


  Download het outsourcing RFP template

Heb je hier vragen over? Ik beantwoord ze graag!

Christian van Barneveld
Managing Consultant Weolcan

Topics: Cloud Outsourcing