Our expert opinion on cloud.

Waarom jouw offerte slecht is (en je dus niet gekozen wordt)

Posted by Bart M. Veldhuis on 13-jul-2015 12:07:00
Find me on:

Niet alleen aan de kant van de RFP-schrijvers valt er het nodige te verbeterenSupplier-selectionook aan de beantwoording schort nogal wat. Als begeleider van aanbestedingen zien we de nodige offertes van IT outsourcers voorbij komen. Wat maakt nou dat de ene offerte de inkt van het printen niet waard is en dat je op de andere al kwijlend je handtekening wilt zetten?

Dodelijke offertes

Laten we beginnen met vaststellen dat een offerte geen roman is, maar het lezen van een offerte mag beslist geen straftaak zijn. Als je als lezer al na bladzijde vier op zoek gaat naar een stuk netwerkkabel om jezelf in het printerhok te verhangen dan is er echt iets mis met de offerte. Nou wil ik het in dit artikel niet hebben over de basale zaken maar vaak gaat het al wel mis: lappen gortdroge tekst, halve en kromme zinnen doorspekt met technische termen, taalfouten, knip en plak werk soms zelfs nog met andere klantnamen erin. Met kromme tenen en rode konen van de plaatsvervangende schaamte lees je verder.

"Een goede offerte is als vuurwerk... Het hoort in de juiste volgorde af te gaan!

weo-icon-roads

Structuur aanbrengen in een offerte

Zoals je vroeger op school al leerde bij het schrijven van een opstel hoort ook een offerte een kop, romp en een staart te hebben. En een goede offerte is als vuurwerk... het hoort in de juiste volgorde af te gaan. Helaas zien we vaak de IT outsourcers in de fout gaan door direct na de inhoudsopgave de techniek in te duiken. De technische invulling is niet het enige dat de interesse van de lezer heeft. De lezer van probeert ook de volgende zaken inzichtelijk te krijgen:

  1. Wie is deze leverancier
  2. Waarom zou ik voor ze moeten kiezen
  3. Hoe onderscheiden ze zich van de concurrentie
  4. Hebben ze mijn probleem begrepen
  5. Met wat voor product of dienst lossen ze mijn probleem op
  6. Tegen welke kosten gaat dat en wat zijn de condities van de aanbieding zoals looptijd
  7. Waar moet ik nog meer rekening mee houden als ik klant wordt zoals gedane aannames, uitgesloten zaken, enz.

Bouw een offerte dus op deze manier op. Leg duidelijk uit hoe je product of dienst in elkaar zit, maar besteed vooral aandacht aan welke voordelen dit heeft voor de business van de klant. Technische zaken als hoe fantastisch het datacenter is, en wat voor technieken je gebruikt hoort in de bijlage. Verwijs eventueel vanuit de tekst naar de juiste paragraaf in de bijlage of maak er een hyperlink van.

Hoe ‘interactiever’ je offerte hoe beter het is. Vaak genoeg dat wij als beoordelaars met <CTRL+F> door de tekst heen moeten op zoek naar waar we ook alweer iets hadden gelezen.

weo-icon-rocketWaarom moet de klant voor jou kiezen?

Schrijf het op. Wat voor toegevoegde waarde ga jij als leverancier bieden aan de klant? Is innovatie je sterke kant? Wijd daar dan een paragraaf aan. Soms denk ik wel dat organisaties het zelf simpelweg niet weten. Wat is jouw onderscheidende vermogen?

Een offerte is geen dienstbeschrijving!

Ja echt! Negen tot tien pagina’s moet voldoende zijn om de kern uit te leggen. Bedenk goed wat er in het hoofddocument thuishoort en wat je in bijlages kunt plaatsen. Houd er rekening mee dat je niet de enige bent die een offerte mag indienen, je potentiele klant is zich door een stapel met offertes heen aan het worstelen. Daarbij is lang niet alles voor iedereen interessant. De technische opbouw van je dienst wordt door anderen gelezen dan de juridische zaken. Een offerte is dus geen dienstbeschrijving, hiernaar kun je eventueel wel verwijzen.

Gebruik eens een keer iets anders dan Word

Doe eens gek, schrijf je offerte in PowerPoint, dit zorgt er meteen voor dat je anders nadenkt over de inhoud en presentatie. Dit geeft je ook de mogelijkheid om zonder al te veel moeite de lay-out van je offerte te optimaliseren, een kadertje hier, een grafiekje (met de kosten over drie jaar) daar. Zorg voor visualisaties. Of laat je offerte eens opmaken door een designer, je zult zien dat dit een wereld van verschil maakt.

Niet jokken in je offerte!

Wordt er gevraagd om een certificering maar beschik je daar niet over? Bespaar de lezer slappe verhalen over hoe jouw onderaannemers beschikken over deze certificaten. Wij prikken hier zo doorheen, en dat levert alleen maar opgetrokken wenkbrauwen en aanvullende vragen op. Wees daarom zo eerlijk mogelijk, bedenk goed welke indruk je wilt wekken.

ExpectationsGeef antwoord op de gestelde vragen

Om leveranciers vergelijkbaar te maken worden aan iedereen dezelfde vragen gesteld. Let dus goed op de vragen die gesteld worden in de RFP en beantwoord deze in het juiste formaat. Vaak wordt hiervoor een sjabloon meegeleverd, maar ook in de offerte tekst kun je ingaan op de zaken waarin jij uitblinkt.

AssumeAannames, uitsluitingen en geleverde diensten

Zoektochten zijn het voor de lezer: welke aannames heeft de leverancier gedaan bij het maken van deze offerte, waar kan ik eventueel meerwerk verwachten en hoeveel kost dit dan, wat zit er nou wel in en wat niet. Lees ik over disaster recovery diensten, staat er nergens of ze inbegrepen zijn. Dat resulteert dan toch in een  ‘—‘ ipv een ‘++’ op het beoordelingsformulier.

weo-icon-piggy-bankJe valt zelden af op prijs

Het is waar. Natuurlijk kun je niet twee keer zo duur zijn als de concurrentie, maar een beetje prijsverschil schrikt de klant niet af. Daarbij ben je waarschijnlijk zeer goed op de hoogte van wat de marktconforme (maand)tarieven zijn voor jouw product of dienst. Wij zien vaak dat de grote verschillen in de eenmalige (transitie)kosten zitten. De maandtarieven bij de RFP’s die wij begeleiden liggen vaak zeer dicht bij elkaar. Als er ergens ‘geschaafd’ moet worden, dan is dat dus in de eenmalige tarieven. Vergeet niet dat de klant na afloop van de overeenkomst zeer waarschijnlijk bij je verlengt dus wil je op de maandelijkse tarieven niet al te veel inleveren.

weo-icon-p-2-pGa je offerte vooral even brengen

Heb je eindelijk je pièce de résistance geschreven zorg dan dat je dit ruim voor het passeren van de deadline persoonlijk langsbrengt bij de klant. Niet alleen zijn er nog steeds dinosaurussen die graag van papier lezen, het is vooral een gelegenheid om een spetterende eerste indruk te maken en nog even kort toe te lichten waarom ze voor jouw enthousiaste persoonlijkheid moeten vallen. Parallel hieraan stuur je natuurlijk alle stukken, inclusief de bijlagen, naar het juiste e-mail adres en vraag je om een ontvangstbevestiging.

weo-icon-coffee-timeWaarom dit artikel?

Simpel, omdat ik mijn klant wil helpen met het schrijven van een goede RFP en ze daar een goed antwoord op verdienen. Ik zie nu gebeuren dat capabele bedrijven met, mooie technische oplossingen, de deals mislopen die ze op het lijf geschreven zijn doordat ze een slechte offerte indienen. Dat is eindeloos zonde voor beide partijen.

Second opinion?

Wil je eens een second opinion op jouw offerte? Stuur me een van je offertes en ik zal je laten weten wat ik er van vind. Dit kan uiteraard niet als je schrijft op een aanbesteding die wij begeleiden, maar dat zal ik je dan laten weten.

Topics: Cloud Outsourcing